賃貸オフィスコラム

はじめに

賃貸オフィスの契約更新は、単に書類へ押印するだけの手続きではありません。
更新のタイミングでは、賃料が変わるのか、更新料が必要なのか、いつまで使えるのか、解約の話が出ていないかをまとめて確認する必要があります。
特にオフィスは、移転に時間も費用もかかるため、「知らないうちに不利な条件で更新していた」という状態は避けたいところです。
更新時は、契約の種類、通知の時期、費用の条件を順番に確認することが大切です。

1.まず確認したいのは「普通借家契約」か「定期借家契約」か

更新時に最初に見るべきなのは、契約の種類です。普通借家契約は、期間が満了しても、一定の条件では同じ内容で続く可能性があります。
一方、定期借家契約は、契約期間が終わると終了するのが基本です。
続けて使うには、更新ではなく、あらためて再契約する必要があります。
ここを取り違えると、「当然に続けられると思っていたのに、満了で退去が必要だった」ということになりかねません。
普通借家契約では、期間満了の1年前から6か月前までの間に、更新しない旨や条件変更の通知がなければ、同じ条件で更新されたものとみなされます。
これに対し、定期借家契約は、更新しないことを前提にした契約で、貸主は事前にその内容を書面で説明しなければなりません。
つまり、更新時の確認ポイントは、普通借家契約では「通知があったか」、定期借家契約では「満了日と再契約の可否はどうか」に分かれます。
表1：普通借家契約と定期借家契約の違い

比較項目	普通借家契約	定期借家契約
契約期間が終わったとき	そのまま続く可能性がある	期間満了で終了する
更新	あり得る	なし
続けて使う方法	更新	再契約
貸主からの通知時期	満了の1年前〜6か月前	1年以上の契約は満了の1年前〜6か月前
貸主からの解約申入れ	申入れから6か月で終了	満了による終了が基本
貸主の理由	更新拒絶や解約には理由が必要	満了で終了する契約
契約の方式	一般の賃貸借契約	書面等での契約が必要
事前説明	特別な説明義務の規定なし	更新がないことの書面説明が必要

※条文整理：更新は借地借家法26条、貸主からの解約申入れは27条、更新拒絶等の理由は28条、定期借家は38条です。

2.賃料改定の通知が来たら、まず「理由」と「比較材料」を確認する

更新時によくある相談が、賃料改定です。
賃料は、貸主が自由に上げられるものではなく、借地借家法では、今の賃料が周辺相場や経済事情と比べて合わなくなった場合に、貸主・借主のどちらからでも増額や減額を求められる仕組みがあります。理由としては、税金などの負担の変化、物価や経済事情の変化、近くの似た物件との比較が挙げられています。
つまり、賃料改定の通知が来たときは、感覚で判断せず、「なぜ変えるのか」という根拠を見ることが大切です。
実務では、通知を受けたら、まず現在の契約書、次に現在の賃料、そして周辺の同じような規模・立地・築年数のオフィス賃料を確認します。
もし「一定期間は賃料を上げない」といった特別な約束が契約に入っていれば、その内容も重要です。
更新時の賃料改定は、言われたまま受け入れるか断るかの二択ではなく、根拠を見て協議するものと考えたほうが分かりやすいです。

3.更新料は「必ず払うお金」ではなく、契約書で決まる

初心者の方が誤解しやすいのが更新料です。
更新料は、すべてのオフィス契約で必ず発生するものではありません。
公的な案内でも、更新料は法令上の義務ではなく、契約書に支払う旨の規定がある場合に支払うことになる、と整理されています。
つまり、更新料があるかどうかは、地域の慣行よりも、まず契約書にどう書かれているかで判断するのが基本です。
また、標準的な契約書の書式では、更新そのものは当事者の協議で行う形が示されていますが、更新料は一律の必須項目としては書かれていません。
この点からも、更新料は法律で全国一律に決まっている費用ではなく、個別契約で定める費用だと理解しておくと混乱しにくくなります。
更新時は、金額だけでなく、支払時期、消費税の扱い、ほかの費用と一緒に請求されていないかまで確認すると安心です。

4.解約予告や終了通知は「いつ届いたか」で対応が変わる

更新時にもう一つ大切なのが、解約予告や終了通知です。
普通借家契約では、貸主から解約を申し入れる場合、申し入れたその日には終わらず、そこから6か月で終了します。
しかも、貸主側の解約や更新拒絶には、法律上認められる理由が必要です。
「貸主が出てほしいと言ったら、すぐ出なければならない」というわけではありません。
定期借家契約では、考え方が少し違います。1年以上の契約であれば、貸主は満了の1年前から6か月前までに「期間満了で終了する」という通知をする必要があります。もしこの通知が遅れた場合は、借主は通知を受けた日から6か月間は引き続き使用できます。つまり、解約予告や終了通知を受けたときは、内容だけでなく、「いつ届いたか」を必ず確認する必要があります。
表2：更新時に確認したい通知・費用のチェックポイント

確認項目	見る場所	重要な数字・期間	確認の意味
契約の種類	契約書の表題・条文	普通借家か定期借家か	更新できる前提かを知る
貸主からの解約申入れ	通知書	申入れから6か月	すぐ退去ではないと分かる
定期借家の終了通知	通知書	1年以上の契約は満了の1年前〜6か月前	満了時の退去準備を始める目安になる
定期借家で通知が遅れた場合	通知書	通知を受けた日から6か月	使い続けられる期間を把握する
更新料	契約書・請求書	法令上一律額なし	支払義務の有無を確認する
賃料改定	契約書・通知書	将来に向かって協議	根拠を確認して対応する

※通知期間や終了時期は、借地借家法26条・27条・38条に基づく整理です。更新料は契約で定める事項です。

5.実務担当者は「更新月の直前」ではなく「1年前」から準備する

更新対応で失敗しやすいのは、満了日が近づいてから慌てて契約書を開くことです。
実務では、少なくとも満了の1年前には、契約種類、満了日、更新料の有無、賃料改定の条項、解約予告の条件を一覧にしておくと動きやすくなります。
特に拠点が複数ある会社では、更新時期を表にして管理するだけでも、抜け漏れをかなり減らせます。
また、通知を受けたあとの動きも重要です。
賃料改定なら根拠資料の確認、更新料なら契約条文の確認、解約予告なら移転準備の開始、定期借家の満了通知なら再契約の可能性確認、というように、通知の種類ごとに対応を分けておくと判断しやすくなります。
総務担当者や経営者は、「更新の書類が来たら押印する」ではなく、「条件を見直す機会」と考えると失敗が少なくなります。

まとめ

賃貸オフィス契約の更新で確認すべきことは、大きく分けて4つです。
契約の種類、賃料改定の根拠、更新料の有無、そして解約予告や終了通知の時期です。
普通借家契約では、満了の1年前から6か月前の通知や、貸主側の理由が重要になります。定期借家契約では、更新がなく、1年以上の契約なら満了の1年前から6か月前の終了通知が重要です。
更新料は法令上の義務ではなく、契約で決まります。
賃料改定も、一方的に決まるものではなく、理由を確認して協議する対象です。
更新のときこそ、今の条件が自社に合っているかを見直す好機です。
初心者の方ほど、契約書の条文を「難しい文」として流さず、日付・金額・通知期間の3点に絞って読むと整理しやすくなります。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【執筆者プロフィール】
株式会社TFC オフィス営業担当
宅地建物取引士 　山崎
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━