賃貸オフィスコラム

1.オフィス移転のスケジュール、業者選びのポイント

オフィス移転の目的の設定と共に重要なのが「オフィス移転業者選び」です。オフィス移転は、検討からオフィス構築までに、半年～１年以上かかる長期プロジェクトとなるケースが一般的です。その間、担当者様と一緒にプロジェクトを推進するのがオフィス移転業者です。
また、移転が完了した後も、働く人にとって、最適なオフィス環境を維持するためには、 継続的な「運用の工夫」や「オフィス空間の改善」が欠かせません。そのため、オフィスづくりを一緒に進めるパートナー（オフィス移転業者）選びは、継続的なお付き合いができるかどうか、自社が理想とするオフィスづくりに対応できるのかなど、費用やデザインだけではなく、複数の視点から比較・検討し、慎重に進めることが大切です。

2.オフィス移転業者を探しはじめるタイミング

下図は、オフィス移転の基本的なスケジュールを示したものですが、オフィス移転は、物件探しを含めると約15か月程度の準備期間が必要です。

3.業者選びを行う前にオフィス要件を整理しておく

対応範囲や得意分野は業者によって様々です。
そのため、移転の目的や依頼範囲、環境面への希望などを事前に整理しておくことが大切です。予め整理しておくことで、オフィス移転業者の選定基準や求めるものが明確になり、自社に適した業者選びにつながります。

4.業者選びを行う前に整理するオフィス要件

・予算
業者に予算を伝える時は「できるだけ安く」ではなく、例えば「引越し費用も含めて1,000万円以内でお願いしたい」など、具体的な金額ベースで伝えるようにしましょう。

・移転対象人数
人数は、業者に移転の規模感を伝える時に必要です。

・オフィス面積
オフィスビルの選定やレイアウト検討、原状回復工事費用の算出などに使用します。

・実施時期
「5月までには移転したい」などおおよその実施時期を決めましょう。

・依頼範囲
「ビル探しからお願いしたい」「施工に関する各業者との調整作業もお願いしたい」など業者への依頼範囲のイメージを予めもっておきましょう。
※ビル探しから業者に依頼する場合は、希望する「立地」「広さ」「賃料」についても予めイメージを持っておくとスムーズです。

5.オフィス移転時に発生する業務

オフィス移転には、さまざまな業者とのやり取りが発生するため、総務部門がすべてを担うのは大変です。そのため、オフィス移転業務を効率的に進めていくためには、予めどのような業務が発生するのか把握しておくことが重要となります。
また、移転にかかる業務負担を最小限に抑えるためには、「自社で対応する部分」、「業者に依頼する部分」を整理した上で進めるようにしましょう。

・解約通知
賃貸人（オーナー）と普通借家契約を結んでいる場合、1年前から6ヶ月前までの間に、相手方に対して更新をしない旨の通知（解約通知）をしましょう。
6か月以内に解約する場合は、解約料が発生するケースもありますので、事前に現在入居中のオフィスの賃貸契約条件を確認しておくことをおすすめします。
※定期借家契約の場合は、予め賃貸人（オーナー）と入居時に契約した期間の満了をもって契約が終了します。

・原状回復工事
現オフィスを退去するにあたり、壁や天井、床等を入居時の状態に戻して返却するのが一般的です。 そのための工事を「原状回復工事」と言います。

6.おわりに

オフィス移転業務は、移転先物件の選定からレイアウト検討、工事・家具等の手配、各種届出、引っ越しなど、やることが多岐にわたります。そのため、いつまでに何をやらなければいけないのかスケジュールを明確にして対応を進めましょう。オフィス移転を成功させるには、オフィス移転を共に進めるパートナー(オフィス移転業者)の選定も重要です。
　その他店舗・オフィス選びの際の注意すべき点については、賃貸オフィスコラムにて掲載しておりますので、下記のリンクから是非ご覧ください。
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