賃貸オフィスコラム

1.はじめに

リモートワークとは、「リモート＝遠隔」で仕事を行うという意味です。オフィスに行くことなく、別の場所で業務を行う形態を指しています。在宅勤務はもちろん、カフェや外出先で仕事をするモバイルワークや、コワーキングスペースなどで仕事をするサテライトオフィスワークといったものが、リモートワークに含まれています。

2.リモートワークとテレワークとの違い

テレワークは以前から使われていた言葉であり、総務省の定義からはICTを利用していることがテレワークのひとつの条件となっていると解釈できます。一方、リモートワークは比較的新しい言葉で、明確な定義がなされていません。テレワークは国や自治体などが使うことが多いのに対して、リモートワークはIT企業やベンチャー企業、フリーランスの方などが使うことが多いです。
しかし、日本社会の実情として両者の違いは明確ではなく、厳密に使い分ける必要はないと考えて良いでしょう。

メリット①　コストが削減できる

リモートワークを実施すると、出社する従業員が減るため、それだけオフィスの規模を小さくすることができます。実際に賃貸していたオフィスのフロアを減らしたり、コンパクトなオフィスに移転したりする企業もあり、賃料のコスト削減は大きなメリットと考えられます。さらに、オフィスをコンパクトにすることで光熱費も削減できます。

メリット②　人材の確保がしやすい

リモートワークによって時間や場所にとらわれない働き方が可能になると、従業員が育児や介護などを理由に退職するケースが減ります。さらに、柔軟な働き方をしたいと考えていた人材が集まってくる可能性もあります。また、これまで通勤距離を理由に就職を断念していた人材からの応募も期待できます。完全リモートワークが可能であれば、日本はもちろん、世界中にいる人材を対象に採用活動をすることができます。

デメリット①　情報漏洩のリスクがある

リモートワークでは、カフェや交通機関などでも業務を行うケースが発生します。業務中のパソコン画面を第三者に見られたり、パソコンやタブレット端末、USBなどの記録メディアを紛失してしまったりして、情報が流出してしまうリスクがあります。また、カフェや自宅のネットワークのセキュリティー管理がきちんとできていない場合には、外部からの不正アクセスによってネットワークに侵入され、機密情報を抜き取られる危険性もあります。

デメリット②　労務管理が難しい

オフィス勤務と違い、リモートワークでは従業員の姿を直接目で見て確認することができないため、長時間労働になっていたり、逆に仕事をしていなかったりといった労働実態をなかなか把握できません。労働時間の上限は法律で定まっており、企業としてはこれを遵守する必要があるので、正確に勤務時間を把握できるよう対策しなければいけません。

メリット①　通勤の負担がなくなる

オフィス勤務であれば、自宅からオフィスに通勤する必要があります。片道1時間だとすると、往復で2時間。週5日出勤していた場合には、1週間で10時間も通勤のために使うことになります。しかし、在宅勤務であれば、通勤に要していた時間をプライベートな時間に充てることができます。また、首都圏や都市部では通勤ラッシュが発生するため、通勤するだけでも大きなストレスになりますが、オフィスに出社する必要がない在宅勤務であれば、ラッシュに巻き込まれることもありません。

メリット②　育児や介護と両立がしやすい

小さな子どもを育てながら仕事をする場合、朝から保育園に子どもを預け、夕方にお迎えに行く必要があります。通勤時間を考えると、時短勤務にせざるを得ないケースも多いですが、リモートワークであれば、通勤する必要がなく、フルタイム勤務もしやすくなります。また、在宅勤務であれば、自宅で介護をしながら仕事をすることも可能です。リモートワークを活用することによって、育児や介護のために仕事を諦める必要がなくなります。

デメリット③　仕事とプライベートを分けるのが難しい

自宅で仕事をする場合は人目がないため、つい休憩が長くなってしまったり、集中して業務に取り組めなかったりします。また、「いつでも仕事ができる」という気持ちから、オンとオフの切り替えがなくなってしまい、ダラダラと長時間労働をしてしまいがちです。通勤する必要がなくなることで無駄な時間を削減できるにもかかわらず、生産性が低下しては意味がありません。

デメリット④　やりがいを感じにくい

常に周りに上司や同僚がいるオフィスと違い、リモートワークではひとりで業務をすることになります。情報共有や相談、雑談などのコミュニケーションが気軽に取れなくなるため、孤独を感じやすくなります。また、自分のやっている業務が、周りにいる人や会社の役に立っているかどうかや、上司から評価されているのが分からなくなり、やりがいを感じられなくなってしてしまう恐れがあります。

3.リモートワーク導入のポイントと留意点

リモート導入で失敗しないために留意しておきたいポイントを4つにまとめました。

①セキュリティー対策の実施

業務に使用する端末を外部脅威から保護するためにセキュリティーソフトを入れる、デバイスを管理するシステムを導入する、安全なネットワーク接続のためにVPNを利用するなど、情報漏洩を防止するための環境整備を実施します。また、人為的なミスによる情報の流出を防ぐために、セキュリティーガイドラインを策定。リモートワーク時に守るべきルールを明確に示し、従業員にルール順守を徹底させましょう。

②コミュニケーションツールの活用

コミュニケーション不足によって情報共有が円滑に行われず、業務効率が下がったり、従業員が不安にならないようにする必要があります。ビジネスチャットツールやWeb会議ツールなど、リモートワークでは必須と言ってもいいコミュニケーションツールを導入しましょう。社内SNSの活用もおすすめです。社内コミュニケーションをより活性化することで、新たなアイデアやイノベーションが生まれる組織に変革するチャンスです。

③労務管理や評価制度の見直し

長時間労働になってしまわないように、まずはオンラインでできる勤怠管理システムを導入しましょう。出退勤時刻の申告が可能になり、労働時間や出勤日数をきちんと把握することができます。従業員に出勤と退勤を自己申告させることでオンとオフを意識し、メリハリをつけるきっかけのひとつになります。

④社内体制の見直し

リモートワークをうまく活用しながら業務効率化を図っていくためには、業務フローの見直しも必要です。たとえば、押印のためだけにわざわざ出社をするのはまったくの無駄です。リモートワークに合わせて業務フローを最適化しましょう。「電子契約サービスを利用する」「クラウド化を進める」「Web会議ツールを使って、定期的に面談を実施する」など、さまざまな面で今までとは違う仕組みや組織づくりをしていく必要があります。

4.まとめ

今回のオフィスコラムでは、リモートワークの定義から、テレワークとの違い、企業や従業員それぞれにとってのメリット・デメリット、活用すべきツールを含めた導入時のポイントについて紹介致しました。生産性を損なうことなくリモートワークで業務を行うためには、適切なシステムやITツールの導入、社内ルールの改訂といった対策が必要です。しかし、リモートワークは企業にとっても、従業員にとっても大きなメリットがあります。また、リモートワークを導入して働き方改革を進めることは、社会課題の解決にもつながります。ここで紹介したデメリットも理解したうえで、できるところからリモートワーク体制にシフトし、組織としてアップデートしてみてはいかがでしょうか。

その他オフィス選びの際の注意すべき点については、賃貸オフィスコラムにて掲載しておりますので、下のリンクから是非ご覧ください。
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