賃貸オフィスコラム

　今回のオフィスコラムでは、会社の引っ越しやオフィス移転時に必要な手続きについて解説していきます。ご自宅の引っ越し経験がある方は引っ越しがどれだけ大変な作業かよくお分かりだと思います。しかし、個人の引っ越しとは異なり、オフィスの移転は法務局を始めとした公的機関への手続きが必要となり、それに伴う書類も膨大で、提出期限が定められている書類もあり、期限を過ぎてしまうと営業に差し支えてしまう場合もあるため、間違いのないように注意しなければなりません。
　オフィス移転をご検討されている方はぜひ参考にしてみてください。

1.オフィス移転時に必要な手続き（公的機関編）

移転時に必要になる届出一覧表

	手続き内容	届出先	提出期限
①	転居届	郵便局	移転先住所決定後速やかに
②	移転登記	移転前の管轄法務局	本店は移転後2週間以内 支店は移転後3週間以内
③	異動届出書	移転前の管轄税務署	移転後速やかに
④	給与支払事務所等の 開設・移転・廃止届出書	移転前の管轄税務署	移転後1ヶ月以内
⑤	健康保険・厚生年金保険適用 事務所名称/ 所在地変更（訂正）届	移転前の 管轄年金事務所	移転後5日以内
⑥	労働保険名称・所在地等変更届	移転先の 管轄労働基準監督署	移転後10日以内
⑦	雇用保険事業主事業所各種変更届	公共職業安定所	移転後10日以内
⑧	車庫証明	管轄の警察署	移転後速やかに
⑨	防火対象物使用開始届出書	移転先の管轄消防署	移転の7日前まで
⑩	防火対象物工事等計画届出書	移転先の管轄消防署	移転の7日前まで
⑪	防火・防災管理者選任（解任）届出書	移転先の管轄消防署	選任(解任)した際に速やかに
⑫	消防計画作成（変更）届出書	移転先の管轄消防署	移転の7日前まで

各手続きの内容

①転居届
　移転前のオフィスに届いた郵便物を移転先のオフィスに転送するために、郵便局に転居届を提出しましょう。万が一、移転先の住所が伝わっていない取引先があった場合でも、転居届を提出していれば安心です。手続きをしてから転送が開始されるまで数日かかってしまうため、会社の移転と同時に転送サービスを利用するために事前に届出をしておくようにしましょう。

②移転登記
　会社を移転した場合、移転前の管轄法務局に移転登記を提出しなければなりません。本店は移転後2週間以内に。支店は移転後3週間以内に手続きを行うことが義務付けられています。また、手続きの際に登記簿謄本、定款、印鑑証明書、株主総会議事録もしくは、取締役会議事録が必要となります。

③異動届出書
　異動届出書は移転前の管轄税務署に提出する書類です。法人税の取り扱いに関する手続きのため、非常に重要な手続きの一つのため、移転後速やかに手続きを行わなければなりません。手続きの際の添付書類として、移転手続き完了後の登記謄本が必要となります。

④給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
　異動届出書と同様、こちらの書類も税務署に提出する物です。移転してから1ヶ月以内に登記簿謄本、もしくは登記する事項にあっては、変更の事実を証明できる書類の写しを添付して提出する必要があります。

⑤健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更（訂正）届
　今までの年金事務所が管轄する地域外へ移転する場合に必要となります。移転から5日以内に届出が必要となります。届出は窓口だけでなく、郵送やインターネットでも可能です。

⑥労働保険名称・所在地等変更届
　社名変更時や、移転によって住所が変更となった場合に必要な手続きです。労働基準監督署の管轄が変更になった場合、移転先の労働基準監督署に書類を提出することになります。

⑦雇用保険事業主事業所各種変更届
　雇用保険に関係する書類で、公共職業安定所(ハローワーク)に届出が必要です。提出期限は移転から10日以内で、届出は窓口だけでなく、インターネットからの申請も可能です。

⑧車庫証明
　移転後も車を保有するために必要な手続きです。届出の期限は特にありませんが、移転後なるべく速やかに管轄の警察署へ届出ましょう。

⑨防火対象物使用開始届出書
　オフィスビルなどの1室を借りて事務所などを開く際に、使用開始の7日前までに、移転先の管轄消防署に届出が必要となります。内装工事を行わない場合でも届出が必要なため注意が必要です。

⑩防火対象物工事等計画届出書
　オフィスビルに入居する際に、床や壁などの内装工事を行う際に、着工の7日前までに移転先の管轄消防署に提出が必要です。こちらは⑨の「防火対象物使用開始届出書」とは異なり、内装工事を行う場合のみ必要です。

⑪ 防火・防災管理者選任（解任）届出書
　新たなオフィスで働く社員が50名以上在籍する場合のみ必要な手続きです。50名未満の場合は不要です。提出期間は特に定められていませんが、できれば移転完了前に、移転先の管轄消防署へ提出しましょう。旧オフィスでも防火管理者であった場合は、旧オフィスの管轄消防署へ「防火管理者解任届出書」を提出する必要がありますので、忘れないようにしましょう。

⑫ 消防計画作成（変更）届出書
　防火管理に関わる消防計画の作成・変更を行った場合、移転先の管轄消防署へ提出する必要があります。

⑨〜⑫は内装業者が手続きを代行してくれる場合があるため、一度相談することをおすすめします。

2.オフィス移転時に必要な手続き（取引先・その他編）

①現在のオフィスの解約手続き
　移転が決定した後、現オフィスの解約手続きを行います。オーナーや管理会社に6ヶ月前までに退去する旨を伝えることが標準的です。退去日が決まったら、その日までにオフィスの原状回復工事が終わるように手配します。住宅とは異なり、オフィスの原状回復工事はテナント側が行います。

②銀行・クレジットカードの住所変更手続き
　ついつい忘れがちですが、銀行やクレジットカードの手続きも忘れずに行いましょう。法人口座の住所を変更する場合、印鑑、通帳、印鑑証明が必要なことが多いですが、銀行によって手続き内容が異なるため、事前に余裕をもって確認するようにしましょう。また、法人名義のクレジットカードを使用している場合はそちらも住所変更手続きが必要です。

③インターネットや電話回線の移転手続き
　移転前に、移転先のオフィスのインターネット回線や、電話回線を確認する必要があります。その後、現在契約しているインターネット回線や電話回線の契約会社に移転手続き、あるいは解約手続きを行います。解約手続きを行った場合は、新たに契約する会社の選定を行います。

④取引先への連絡
　取引先への挨拶や連絡も非常に重要です。万が一連絡漏れがあると、今後の取引にも影響が出てしまう場合があるため、リストアップを行い、漏れがないかチェックを行いましょう。

まとめ

　オフィスの移転には様々な手続きがありますが、いずれの手続きも非常に重要です。オフィスの移転が決まった場合は、手続きを一つ一つ内容を確認し、漏れがないように準備が必要です。

その他オフィス選びの際の注意すべき点については、賃貸オフィスコラムにて掲載しておりますので、下のリンクから是非ご覧ください。

オフィスビルにも様々な体系があります。新宿賃貸事務所.comを運営する株式会社TFCでは、お客様の状況に応じて、最適なプランをご案内しております。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。