賃貸オフィスコラム

初期費用が掛かるオフィス移転において、費用を抑えるために国や地方自治体から支給される助成金・補助金を活用することもできます。助成金と補助金でどう違うのか、どのような助成金・補助金があるのか、メリットやデメリットについては、賃貸オフィスコラムで以前解説しています。（オフィス移転に活用できる助成金・補助金についてはこちら→オフィス移転に活用できる助成金とは）

今回は、オフィスレイアウトを見直したり改装したりする際にも助成金や補助金を活用する方法について、解説していきます。

アピールポイントは「改装による効果」

オフィス移転もそうですが、オフィス改装そのものに対する助成金や補助金の制度はほとんどありません。助成金や補助金の本来の目的がオフィス移転・改装ではない制度に対してどのように申請するのか…ポイントとなるのが、移転にしろ改装にしろ、「どのような効果があるのかをアピールすること」となります。

そもそもなぜ助成金や補助金の制度があるのか…その主たる理由は「中小企業の支援や雇用の創出」で、それが巡り巡って地域経済・国内経済の活性化に繋がることを目的としています。具体的には、設備投資による生産性向上や、バリアフリー化による障害者雇用の創出、耐震構造の導入や火災対策などの防災強化や省エネ機能・エコ設備の導入などの環境対策といったものがあげられます。

そのため、オフィスの移転や改装によってどのようなメリットがあり、どのような効果を企業や地域経済にもたらすのかを考え、アピールポイントを押さえたうえで改装の計画を進めていく必要があります。助成金・補助金制度を何に対してどのように利用し、その効果やメリットは何なのか、きちんと説明・アピールすることができないといけません。特に補助金の場合、助成金と異なり審査があるため、補助金ありきで計画を進めてしまうと、審査に落ちた場合資金的に苦しくなってしまう可能性もあるので、事前に綿密な計画を練っておきましょう。

オフィス改装に活用できる助成金・補助金

設備投資や商品開発による生産性・効率性の向上を目的とした「ものづくり補助金」や、新事業の立ち上げや事業の統廃合に対して支給される「事業継承補助金」は、オフィス移転のみならず、オフィスを改装する際にも活用できます。改装によってどのような効果があるのか、新事業にどの程度寄与するのかをアピールしていきましょう。

その他にオフィス改装の際に活用できる助成金・補助金を紹介しましょう。

改装の際にITツールを導入することで、業務の効率化やデータ利用による市場開拓を目指す中小企業向けに「IT導入補助金」という制度があります。
昨今CMなどで目にすることも多い、物流や経理における業務の効率化やペーパーレス化、新規顧客の獲得のために、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やCAD（コンピューター支援設計）、電子化による各種管理システムといったITツールを導入する際にかかる費用の半分を（最大４５０万円まで）補助するものです。
特に昨今では新型コロナウイルス（COVID-19）感染拡大に伴い、補助率が2/3まで（最大４５０万円まで）拡充された特別枠も設定されるようになりました。この特別枠は、在宅勤務を行う環境の整備としてWeb会議システムやクラウドシステムを導入する際に活用できるだけでなく、モバイルPCやタブレットといったハードウェアのレンタル費用も補助対象になっています。
オフィス改装に伴いITを用いた業務の自動化やペーパーレス化を行いたい際にはこの制度の利用を検討してみましょう。

2020年4月には健康増進法の改正に伴い、原則屋内では禁煙が義務化されたことから、オフィス内では全面禁煙にするか、喫煙室の設置ないしパーテーションなどによる空間分煙を実施する必要が生じるようになりました。
これを受けてオフィスの改装を行いたい場合もあるでしょう。その際に活用できるのが「受動喫煙防止対策助成金」です。
オフィスの移転や改装の際に活用できる補助金は経済産業省から支給されるものが大半ですが、この「受動喫煙防止対策助成金」は厚生労働省から支給されます。新たに喫煙室や空間分煙のためのパーテーションなどを設置したり、既存のものを改修したりする際に、それにかかる経費の半分を、飲食店の場合は経費の2/3を（最大１００万円まで）補助します。
ただし、嗜好品であるタバコを吸うための喫煙室を設置・改修するために国から経費を補助してもらうためには、それに関わる事業計画が技術的・経済的に理にかなっている必要があり、特に合理的な理由がなければ、目安として喫煙室の床面積1㎡あたり60万円が助成対象となる経費の上限となります。
例えば、オフィス内に3㎡の喫煙室を設置することになった場合、3㎡×60万円＝180万円が助成対象となる経費の上限となり、補助されるのはその半分の90万円までとなります。
そのため、あまりにオーバースペックな設備や豪勢で過剰な装飾により費用が嵩んでしまっても、そこまで助成してもらえませんので注意しましょう。

助成金・補助金をうまく活用し、オフィス改装で生産性・効率性を上げましょう

オフィスレイアウトの見直しや改装の際、生産性や効率性を上げるなどの目的があるはずです。目的を明確化し、それによって期待される効果・メリットをアピールすることによって補助金や助成金を受け取ることができ、改装にかかる費用負担を軽減することができます。

ITツールや喫煙室の導入により、業務効率や社員のモチベーションを向上することにも繋がり、補助金・助成金による費用負担を軽減できれば、一石二鳥になるでしょう。ここに挙げたもの以外にも各自治体独自の制度や期間限定で募集している制度があるので、オフィスレイアウトの見直しや改装を行う際にはぜひ一度検討してみましょう。

なお、補助金や助成金の申請には、審査の有無に関わらず、各種書類の提出が必要になります。自前で用意するには大変なものもありますので、専門家に相談することをお勧めします。

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