賃貸オフィスコラム

オフィスレイアウトを考えるうえで優先すべき事項は、何も「業務の効率性」だけではありません。そのオフィスで働く従業員が気持ちよく安全に働ける職場環境をつくることも大事です。オフィスレイアウトを考えることは、従業員の勤労意欲やモチベーションに影響するだけでなく、事故などの労災を防ぎ従業員の健康と安全を守るという点では経営者側の法的義務でもあるので、蔑ろにできない部分となっています。

今回は、快適な職場環境を追求するうえで不可欠なオフィスレイアウトの考え方について、法的観点も含めて解説していきます。

快適な職場環境を創る「労働安全衛生法」に基づく義務

新しくオフィスを構えたり、オフィスの移転を行ったりした場合、必然的に考えなければならない「オフィスレイアウト」ですが、何も考えず好き勝手にセッティングして良いわけではありません。導線の確保や部署ごとのゾーニングといった、オフィスレイアウトをするうえで重要視されるのは、業務の効率性でしょう。

しかし、それ以上に優先すべきは、「快適な職場環境の実現」です。いくら効率性を追求するためとはいえ、従業員に無理強いをするようでは、かえって逆効果になってしまいます。オフィスで働く従業員も人間ですので、従業員の健康と安全を守るために、経営者側が守るべき法的義務が存在します。その義務とは「労働安全衛生法」で定められています。

労働安全衛生法の第3条では、「事業者は、単にこの法律で定める労働災害の防止のための最低基準を守るだけでなく、快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて職場における労働者の安全と健康を確保するようにしなければならない。また、事業者は、国が実施する労働災害の防止に関する施策に協力するようにしなければならない。」と規定しており、他にも「安全衛生管理体制の確立」や「労働者の危険又は健康障害を防止するため必要な措置を講じる」などという言葉が並んでいますが、具体的なことについては言葉が濁されており、分かりにくくなっています。

そのため、経営者側が講じるべき具体的な措置について、社員教育や労災防止など目的に応じていくつかの指針が厚生労働大臣の定めによって公表されており、中でもオフィスレイアウトが絡んでくるものとして、労働安全衛生法第71条の2を具体化した「事業者が講ずべき快適な職場環境の形成のための措置に関する指針」があり、その中では快適な職場環境をつくるため、主に3つのポイントが挙げられています。

①作業環境を快適な状態に維持管理するための措置

オフィスレイアウトを考える以前の問題のようにも思えますが、どちらにしろ従業員が快適かつ安全に働くことができるような環境を整えてあげる必要があります。

タバコの煙や臭いが漂ってくる、室内が暑すぎるまたは寒すぎる、明かりが少なく暗すぎるまたは照り返しなどで明るすぎる、外部などの騒音がうるさい…といった環境下では、作業に集中できず効率が悪化しミスをすることにも繋がる為、誰だって働きたくないはずです。

室内の汚れや臭い、温度や湿度、照明や太陽光の照度といったものは、経営者が適切に維持管理を行う必要があると、指針で定められています。オフィスレイアウトも同様で、什器やデスクが多く室内を埋め尽くしていて狭苦しく感じるようではいけません。通勤ラッシュの満員電車を窮屈で不快に感じるのと似たようなものです。オフィスでも什器を減らしデスク同士の間隔を空けるなどして、開放的なオフィスレイアウトを心がけましょう。

②労働者の従事する作業について、その方法を改善するための措置

残業などについては労働基準法に明記されていますが、それとは別に「作業をする方法の改善」については労働安全衛生法で求められています。

特にオフィスの場合、デスクや椅子の高さやサイズが合わず不自然な姿勢で行う作業、ケガにつながるような重い荷物を手作業で常時持ち運ぶ作業、電子機器の排熱や機械の稼働音などで高温・多湿・騒音となる環境下での作業、図面上のミリ単位の緻密な修正やギリギリに設定される納期など緊張状態を強いられる作業は、直ちに改善する必要があります。

①の作業環境と同様、オフィスレイアウトを考える際にも、従業員が苦痛を感じるような作業は経営者が改善する必要があります。緊張を解し楽に作業ができるような什器・事務機器の新規導入を検討しましょう。従業員の負担を軽減し、健康被害や作業ミスを減らすことにもつながります。

③作業に従事することによる労働者の疲労の回復を図るための施設・設備の設置・整備

人間である以上、働くことは疲れることでもあります。人生の相当部分をオフィスで過ごす従業員の疲労をいかにして回復させるかも、実は経営者が考える必要があります。

最も典型的なものでは、コーヒーメーカーやウォーターサーバー、お菓子などの軽食といったものが揃った簡単な休憩スペースが挙げられます。汗をかく作業をする場合はシャワー室を設けたり、ストレスがかかる作業をする場合はカウンセラーを配置したりするなど、様々な対策が講じられます。運動不足を解消するために簡単なジムなどの運動設備を導入したり、疲労回復や社員間交流の為に敷地内に緑地を設けるのも良いでしょう。

最近では、従業員の昼寝を容認する企業も多く、仮眠スペースを設置するような企業も増えてきています。保養所や社員寮といった福利厚生施設とは異なり、従業員の疲労を回復させるために必要な、法的に義務付けられた設備となっています。

オフィスレイアウト次第で職場環境を快適にできる

人員の増減や部署の統廃合、事業の拡大・縮小などによるオフィス内スペースの有効な活用を目指して、オフィスレイアウトの見直しが行われますが、単に効率性だけを重視するのではなく、それと同時に社員の働きやすさを考慮してあげる必要があり、これは経営者側の法的義務になります。

室内の汚れや臭い、温度や湿度、照明や太陽光の照度、さらにオフィス内の什器やデスクの配置や数は、社員が快適に働けるように経営者が適切に維持・管理をする必要があります。また、社員に重労働や極度の緊張状態を強いるような状況も、便利なツールや新規設備の導入などで改善し負担を軽減してあげる必要がありますし、仕事場にも疲労回復のための設備を整える必要があります。

そもそも、効率性を目当てにオフィスレイアウトの見直しを行おうにも、それによって社員がそれまで以上のパフォーマンスを発揮できなくなるようでは意味がありません。つまり、社員にとって快適な職場環境をつくることが、社員のパフォーマンスを向上し、ひいては業務の効率化などに繋がってくるということになります。社員の誰もが過ごしやすいオフィスレイアウトをつくることで効率化を目指すと良いでしょう。

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