賃貸オフィスコラム

以前賃貸オフィスコラムにおいて、もともと入居していたオフィスを引き払う際に行う「解約予告」について、その目的と注意点を、時系列と合わせて解説しました。（解約予告についてはこちら→オフィスから退去する際に注意すべき「解約予告」とは）

今回は、オフィスの移転スケジュールを、スムーズに行うスケジューリングのコツも含めて解説します。

オフィス移転の流れとスケジュール

住宅の引っ越しと異なり、オフィスの移転には費用も時間もかかります。そのため、移転計画とスケジューリングは早い段階から綿密に行っていく必要があります。

①移転目的の明確化
オフィスの移転を行う目的を明確にしておかないと、移転後に利益を上げられなくなる可能性があります。オフィス移転プロジェクトを立ち上げたら、移転目的（コストの削減、立地の改善、etc…）を明確化し、大まかなスケジュールや業者の選定など、打ち合わせを入念に行っていきましょう。後述する解約予告期間との兼ね合いを考えると、オフィス移転の半年（６か月）以上前には移転計画を大まかに組んでおく必要があります。

②解約予告
オフィス移転の目的が明確化されたら、現在入居しているオフィスの契約内容を確認しましょう。解約予告に必要な期間が何か月なのか（通常３～６か月）、原状回復工事が必要となる範囲はどこまでなのか、賃貸借契約書などに記載されていますが、不明な点があればオーナーに確認しておきましょう。

③移転先の選定・スケジュールの確定
業務内容や立地条件、設備、費用などを総合的に鑑み、気に入った物件を探していきましょう。新しく入居する物件が決まったら、最終的なスケジュールを確定していきます。解約予告後に新しいオフィスを契約することで、オーナー側に「すぐにでも入居してもらえる」というインセンティブを与え、スムーズに契約手続きを行えます。交渉次第では費用の削減も行えますが、万が一気に入った物件が解約予告期間中に見つからなかった場合、現在入居しているオフィスの次の入居者が見つかっていない限り、解約予告を取り消すことが原則できないので注意しましょう。新オフィスは移転の３～４か月前までに見つけておきましょう。

④移転準備・業者の選定
新オフィスが見つかり、契約まで済ませたら、内装デザインや設備、レイアウトの計画を固めます。インターネット回線や設備機器契約の見直し、名刺や封筒など住所記載のあるものの新調、取引先企業への移転挨拶状の作成など、本格的な移転の準備を加速させていきましょう。もちろん、自社の社員にも移転計画を明確にして、戸惑わないようにしておきましょう。入居工事や原状回復工事を行う業者・引っ越し業者の選定も忘れずに。工事には時間がかかるため、入居工事は移転の１～２か月前には開始できるようにしましょう。

⑤オフィスの移転・官公庁への各種届け出
入居工事が完了したら、新オフィスへの引っ越しが可能になります。取引先企業への移転挨拶状の送付はもちろんのこと、郵便物の転送手続き、移転登記や所在地変更届の提出も忘れずに行いましょう。

⑥原状回復工事・旧オフィスの引き渡し
新オフィスに入居した後も移転作業は残っています。旧オフィスの原状回復工事を契約内容に基づいて行い、原状回復工事が終わり次第旧オフィスをオーナー側に引き渡します。旧オフィスの賃料はここまで発生しており、新オフィスとの二重支払い状態となるので、予算は余裕を持っておきましょう。

オフィス移転が集中する時期を避けよう

オフィス移転の時期に関しては、一般的に３つの時期に集中すると言われています。

・１月～３月
不動産会社が年末年始に休業し年明けに営業を再開するため、１月ごろは不動産会社も多忙となることから、交渉がしにくくなります。また、企業は決算を３月に控えていることから、このタイミングで移転する企業が多く、引っ越し業者も忙しく予定通りの移転がしづらいとされています。

・９月～１２月
一方で、不動産会社が休業する年末を前に引っ越しを済ませたい企業や、１０月に決算期を迎える企業などで、９月～１０月ごろは不動産会社が、１２月ごろは年内に引っ越し作業を済ませるため引っ越し業者が繁忙期を迎えます。

・５月
意外とオフィス移転が集中するのが５月です。４月に新体制への移行が行われた場合は、ちょうど１か月が経過し安定する時期になります。また、新人社員が入社後、研修を経て各部署に配属されてくる時期でもあります。さらに４月末から５月冒頭にかけてはゴールデンウィークという長期休暇も控えていることから、この間に移転を行う企業も多く、その場合この時期から半年ほど遡り、前年の１１月ごろから移転計画を練り始める必要があります。

不動産会社や引っ越し業者が繁忙期となるこれらの時期では、思い通りに交渉に臨めず、費用が嵩んだり、スケジュールの遅延に繋がってしまう可能性があります。限られた時期ではありますが、可能な限りこれらの時期は避けて移転するようにしましょう。

コストを抑え移転をスムーズに

いざオフィス移転をするとなった時、そこから新しいオフィスに入居するまで、半年以上の長いスパンを必要とします。

計画段階でしっかり煮詰めておかないと、余計な費用が掛かったり、予定通りの移転作業に遅延が生じる場合があります。移転する目的、移転先とその内装デザイン、業者の選定などは、早いうちから綿密なスケジュールを組んで行いましょう。

オフィス移転が集中する時期を避けることで、交渉から移転作業までスムーズに行える他、交渉によっては費用や賃料を削減することもできるなど、思わぬメリットを受けることもできるので、特段の事情がなければ、上述した時期以外の閑散期を狙って移転計画を練ってみましょう。

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