賃貸オフィスコラム

オフィス移転をする際、今いる旧オフィスから退去する際に、前もって退去する旨をビルオーナー側に告知する必要があり、これを「解約予告」といいます。これはビルオーナー側の賃料収入を一定期間維持するために設けられており、突然オフィスを解約されてビルオーナー側の賃料収入が途絶えてしまうことを回避する目的があります。

今回は、オフィスの移転・閉鎖の際に注意すべき「解約予告」について解説します。

解約予告の目的と期間

オフィスを解約するということは、それ以降ビルオーナー側にはその分の収入が入らなくなることになります。そのため、突然オフィスを解約されて翌日以降の収入が途絶えてしまう事態を避けるため、解約予告という制度が設けられており、オフィスのみならず住宅でも同じことが言えます。

いつ頃に解約予告をすればいいのかは、賃貸借契約書に記載されているため確認しておきましょう。オフィスの場合は、通常3～6か月として設定されている場合が多いです。また、契約満了前の解約や、解約予告期間中の中途解約などを行う場合、契約満了までの賃料や違約金を請求されることがあるので、こちらも賃貸借契約書を確認しておきましょう。

解約予告は、オフィスを解約したい入居者側がすることが大半ですが、時には逆にビルオーナー側から入居者側に退去を求められる時にも行われます。この場合、ビルの老朽化など正当な理由があるので、併せて確認しておきましょう。

解約予告の流れと注意点

※解約予告期間が6か月、新年度に伴い移転する場合の例

・移転の目的を明確化し、必要に応じて担当者や業者を選定する
オフィスの移転には、費用も時間もかかります。そのため、まずは移転の目的が何なのか、明白にしておく必要があるでしょう(コストの削減、立地の改善、etc…）。また、移転プロジェクトを立ち上げる場合、通常業務とオフィス移転業務を並行して行えるような担当者や、移転の際の引っ越し・工事業者の選定も必要になってきます。

・現在のオフィスの契約内容を確認しておく
解約予告期間の他、原状回復が必要な範囲や、敷金の返還時期などを確認しておきましょう。（原状回復についてはこちら→なぜトラブルになるのか？「原状回復工事」のルールとは）

・移転スケジュールを明確にする
解約予告期間や原状回復が必要な範囲が分かったら、新しいオフィスのレイアウトの作成・工事業者の手配、官公庁への届け出などをいつ頃行っていくかも含め、移転時期を明確にしておきましょう。

・賃料の二重支払いの負担を減らすには
上の表を見ていただくとお判りいただけると思いますが、新しいオフィスの契約開始から現在のオフィスの契約終了までの間、両方のオフィスに二重に賃料を払うことになります。交渉次第では賃料の二重支払いによる負担を軽減することができます。解約予告期間の短縮ができれば、賃料の二重支払いの期間が短くなるため、コストの削減につながります。現在のオフィスがあるビルのオーナーに積極的に交渉してみましょう。また、新しいオフィスがあるビルのオーナーにフリーレントの交渉を行えば、入居後一定期間の賃料が無料になることもあるため、こちらも併せて活用していきましょう（フリーレントについてはこちら→オフィス移転費用を抑える「フリーレント」の仕組み）。

・解約予告と新オフィス契約、どっちが先？
現在のオフィスの解約予告と、新しいオフィスの賃貸借契約、どちらを先にするかは、状況によって変わってきます。先に解約予告を行うと、新しいオフィスにすぐにでも入居したいという意思が新しいオフィスがあるビルオーナーに伝われば、フリーレントの交渉がしやすくなり、賃料の二重支払いの負担が減りますが、万が一気に入ったオフィスが見つからなかったり、事情が変わって移転が不可能になったりしたとしても、現在のオフィスの次の入居者がまだ決まっていない限り、既に行った解約予告を取り消すことは原則不可能となっています。一方、先に新しいオフィスの賃貸借契約を行うと、解約予告を取り消さなければならない事態は回避できますが、賃料の二重支払いが長期化する可能性もあるので、慎重に検討していきましょう。

費用も時間もかかるオフィス移転は長い目で慎重に

オフィスを移転するとなった場合、住宅の引っ越しと異なり、数日で移転できるようなものではなく、解約予告から原状回復工事の終了まで何か月もかかります。新しいオフィスはどこに設けどのようなレイアウトにするのか、工事業者はどこに委託するのか、解約予告・新オフィス契約はいつ頃行うのか、長期的な移転のスケジュールを早い段階で明確化しておきましょう。

また、現在のオフィスを引き払う際の費用、新しいオフィスに入居する際の費用、さらには両方のオフィスを契約している期間に発生する二重支払いなど、多額の費用もかかります。交渉次第では賃料の二重支払いのリスクが軽減できるほか、オフィスの移転にかかる初期費用を軽減できる様々な制度が用意されています。こちらも併せて確認しておきましょう（オフィス移転の初期費用についてはこちら→オフィスを借りる際の初期費用と内訳、オフィス移転に活用できる助成金についてはこちら→オフィス移転に活用できる助成金とは）。

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