賃貸オフィスコラム

オフィスを借りる際に、意外と忘れがちなのが、オフィスビルが利用できる時間です。たとえ東京都心の一等地だとしても、当然ながら、全てのビルが24時間365日自由に出入りできるというわけではありません。入居直後の搬入作業だったり、残業や早番などが予想される場合は、ビルの利用可能時間にも注意する必要があります。では、オフィスビルの利用可能時間にはどのようなタイプがあるのでしょうか？

24時間利用可能なタイプ

■メリットと傾向
オフィスビル自体が24時間利用可能のものになります。
機械警備を行っているものでは、管理人・管理会社が不在になる夜間でもオフィスビルに出入りする事が可能です。
24時間利用可能のビルでも、夜間は正面玄関が施錠され、通用口から出入りする必要があるものや、合鍵・カードキーなどで出入りする必要があるものもあります。
入居直後の搬入作業が長引いたり、残業や早番、休日出勤となった場合にも、セキュリティシステムを解除すれば、オフィスビル内に立ち入って作業する事ができます。
また、夜間に清掃業者に掃除をお願いすることもでき、昼間仕事中に清掃業者が入ってくるなんてことも防げます。
緊急時には警備会社に通報され、即座に駆けつけてくれる警備体制も整っています。
駅の近くや大通り沿いの中規模～大規模のオフィスビルでは24時間利用可能なものが主流となっています。

■デメリットと注意点
ただし、機械警備で夜間は管理人・管理会社が不在の場合、当然ながら、ビル管理に関連する問い合わせなどはできなくなります。
また、管理室でビル内の空調を一括管理する「セントラル空調」だと、管理人が居ない場合は原則として空調は作動しません。別途契約などで夜間も作動させることもできますが、その分余計なコストがかかってしまいます。
駐車場が併設されているビルでは、駐車場の営業時間にも注意する必要があります。駐車場も24時間使えるとは限らないので、入庫させた車が出庫できないなんてことも起こり得ます。
さらに、そもそも24時間利用可能という名のもと、残業や休日出勤が減らせなくなってしまうことも考えられます。その場合は、勤務時間外はPCなどを作動させなくするなどの措置が必要になります。

使用時間・日時が制限されているタイプ

■開館時間に制限がある場合
生活時間に合わせて、深夜帯はビル全体が施錠され出入りできなくなるタイプです。
機械警備もなく、警備員が常駐しているわけでもないビルでは、セキュリティ上の理由から、管理人が不在になる夜間はビル出入口を全て施錠してしまいます。
使用時間が制限されている場合、時間外にオフィスビルを使用する事はできないので、残業や早番はできなくなってしまいます。

■特定の日時・期間に休館となる場合
また、土日祝日やお盆、年末年始といった長期休業期間になると、終日閉館しているなんてビルもあります。休日出勤が想定される場合や、サービス業や飲食業などで、休みの期間でも営業したい場合には、注意が必要になります。
休業期間における閉館以外にも、ビル管理会社やオーナー次第では、独自に閉館日を設けている場合もあります。メンテナンスや清掃、その他の理由により、特定の曜日や日時が休館日になっている、なんてこともあるので、事前にしっかり確認しておきましょう。

■傾向とそれに合わせた使い方
特に、レンタルオフィスや個人経営の小規模なオフィスビルだと、使用時間が制限されている傾向が高くなっています。
裏を返せば、残業や休日出勤といった従業員への負担を軽減するのには向いているタイプとも言えます。時間になればビルから出なければならないので、残業することはないですし、休みの期間に出勤することも、早番することもできなくなり、昨今騒がれている「働き方改革」を推進する機会にもなるでしょう。

最近の東京都心のオフィスビルの傾向

東京都心では、最近24時間利用可能のオフィスビルが多数増えています。警備体制を充実させ、正面玄関は閉鎖しても通用口だけは終日開放しており、セントラル空調ではなくテナントそれぞれに空調を備えた「個別空調」にすることで、24時間365日オフィスビルを出入りする事が可能になっています。

利用時間に制限が設けられていることが多いレンタルオフィスでも、最近では閉館時間にとらわれることなく使用を続けることができるものも増えてきており、これまでとは違った利用方法でレンタルオフィスを探すことができます。

ただし、小規模なビルや古いビルなどは、機械警備がなかったりすると、立地条件が良くても利用時間に制限があり、夜間は閉館してしまうところもあります。そのほか例外的な条件なども発生していたりするので、オフィスを借りる際にはきちんと確認することが大切です。

就業体制にあったオフィス選びをサポートします

残業や早番、休日出勤が想定される場合と、「働き方改革」に取り組む上で残業などは無くしたい場合、どちらにしてもオフィスの使用時間や警備体制については確認しておく必要があります。
予想される就業体制や今後の方針に基づき、オフィスビルを選んでいきましょう。その他オフィス選びの際の注意すべき点については、賃貸オフィスコラムにて掲載しておりますので、下のリンクから是非ご覧ください。

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2019年09月27日現在